Apostille – czym jest i kiedy się ją stosuje?

Co to jest apostille?

Dzięki apostille dokumentami sporządzonymi w jednym państwie można posługiwać się legalnie za granicą. Wygląd apostille jest ściśle zdefiniowany. Musi ona zawierać adnotacje na temat tego, kto dokument podpisał i jaki urząd ta osoba reprezentuje.

Klauzula apostille poświadcza legalność takich dokumentów jak pisma sądowe (postanowienia, wyroki), akty notarialne i stanu cywilnego, świadectwa, dyplomy i suplementy czy wypisy z rejestrów.

Taką samą funkcję jak apostille, czyli poświadczenie legalności dokumentów, pełni legalizacja. Między tymi dwoma formami poświadczenia istnieje jednak różnica polegająca na tym, w jakich okolicznościach który z tych dokumentów jest wymagany.

Kiedy wybrać apostille, a kiedy legalizację?

Apostille wystarczy, gdy państwo, do którego się udajesz, jest sygnatariuszem konwencji haskiej z 1961 roku. Wykaz państw, z którymi Polska związana jest konwencją haską, znajdziesz na przykład w serwisie internetowym gov.pl.

Jeśli kraj nie jest sygnatariuszem konwencji, niezbędna będzie legalizacja. To bardziej skomplikowana i trwająca dłużej procedura, angażująca poza MSZ placówkę dyplomatyczną kraju docelowego pobytu.

Kiedy apostille nie jest wymagana?

Apostille nie jest wymagana w wielu sytuacjach w obrocie między państwami Unii Europejskiej. Dotyczy to między innymi dokumentów celnych i handlowych, ale też urzędowych. We Wspólnocie promuje się swobodny przepływ obywateli i upraszcza procedury z tym przepływem związane. Mówi o tym Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 roku w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012.

Jakie dokumenty według tego rozporządzenia nie wymagają apostille ani legalizacji? Cytując jego treść, będą to „dokumenty urzędowe dotyczące urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu i małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego”[1].

Kto wydaje apostille?

Zanim jednak udasz się do MSZ w celu uzyskania apostille, musisz upewnić się, czy dokument, który chcesz zalegalizować, nie wymaga jeszcze innych przygotowań.

• Akty stanu cywilnego (akt urodzenia, akt małżeństwa, akt zgonu) można legalizować w Ministerstwie bez wcześniejszych przygotowań.
• Jeśli chcesz zalegalizować tłumaczenie dokumentu, musi być to tłumaczenie uwierzytelnione, wyraźnie podpisane przez tłumacza przysięgłego. Przy wniosku o apostille konieczne jest okazanie oryginału tłumaczenia.
• Jeśli chcesz uzyskać apotille dokumentów handlowych w MSZ, zalegalizuj je najpierw w Izbie Gospodarczej.

Poświadczenie świadectw szkolnych potrzebne do kontynuacji nauki przez dziecko za granicą uzyskasz w Kuratorium Oświaty.

Poświadczenie dyplomów i innych dokumentów uczelnianych pozyskasz w Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (NAWA). Legalizacja dyplomu uczelni wyższej potrzebna jest przy kontynuacji studiów za granicą i przy podejmowaniu pracy w innym kraju, gdy musisz poświadczyć swoje wykształcenie. Także cudzoziemcy, którzy kończą studia w Polsce, potrzebują apostille dyplomu ukończenia studiów, by móc posługiwać się nim za granicą.

Klauzula apostille – czy trzeba ją tłumaczyć?

Gdy już zdobędziesz apostille dla danego dokumentu, może się wydawać, że masz już wszystko, aby posługiwać się nim legalnie za granicą. Jednak nie zawsze jest to takie jednoznaczne. W niektórych krajach urzędy wymagają dodatkowo tłumaczenia dokumentów. Nie zdawaj się jednak na szczęśliwy traf w tej kwestii.

Przed wyjazdem za granicę sprawdź w konsulacie państwa docelowego, jakie dokumenty mogą mieć tylko apostille, a jakie wymagają dodatkowo tłumaczenia. Jeśli tłumaczenie dokumentów będzie wymagane, warto zlecić je tłumaczowi przysięgłemu, aby było ono poprawne i honorowane przez instytucje.

Ile kosztuje apostille?

Po apostille można udać się do MSZ w Warszawie osobiście, ale można też załatwić sprawę korespondencyjnie.

Uzyskanie apostille można zlecić osobie trzeciej. Na rynku funkcjonują firmy, które pośredniczą w uzyskiwaniu legalizacji dokumentów. Usługodawca wypełni za Ciebie wniosek, wniesie opłatę i uzyska apostille w Urzędzie. Taka usługa kosztuje 130-300 zł, w zależności od jej zakresu i czasu realizacji.

W skład usługi może wchodzić od razu tłumaczenie uwierzytelnione, jeśli będziesz go potrzebować. Jest to wygodna forma załatwienia sprawy, ponieważ oszczędza czas i pieniądze związane z osobistym dojazdem do Warszawy, następnie ewentualnym zleceniem tłumaczenia dokumentu.

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R1191 (dostęp 19.02.2023)