Jak napisać maila po angielsku? Wskazówki i przykłady

E-mail po angielsku – rodzaje

W zależności od stopnia relacji oraz charakteru wiadomości tworzymy e-mail o charakterze oficjalnym (formalnym) lub luźnym (nieformalnym). W każdym z przypadków struktura maila będzie podobna, jednak sam przekaz może przybierać różne formy. Co to oznacza w praktyce?

• Z nieformalnym mailem będziemy mieć do czynienia, gdy korespondujemy z osobą, którą dobrze znamy i nie musimy prowadzić nieskazitelnej i eleganckiej wymiany zdań. To może być kolega z wymiany studenckiej, członek rodziny itp. W tym przypadku komunikujemy się w sposób luźny, mniej oficjalny – używanie emotikon nie będzie uznawane za niestosowne.
• Z formalnym mailem spotykamy się, gdy potrzebujemy się skontaktować z kontrahentem, przełożonym lub osobą z urzędu, której nie znamy. Niejednokrotnie maile formalne są adresowane do oddziałów różnych jednostek, bez wskazywania konkretnych nazwisk. Oficjalne maile piszemy do urzędników, instytucji czy klientów – tutaj nie ma miejsca na spoufalanie się czy przyjmowanie mowy potocznej w wymianie korespondencji.

Jak napisać maila po angielsku?

Dzięki temu adresat wiadomości może od razu odnieść się do treści i udzielić odpowiedzi, co ograniczy wymianę korespondencji. Starajmy się przy tym rozwiązywać jeden problem, czyli poruszać jeden główny wątek na raz.

1. Tytuł

W odróżnieniu od tradycyjnych listów maile posiadają tytuł. Wiadomości bez tytułu z reguły są niechętnie odczytywane przez adresatów – chcemy wiedzieć, czego można się spodziewać po otwarciu.

Najlepiej, jeśli tytuł będzie krótki i zwięzły, na 5-6 słów (jeśli to możliwe). Z tytułu powinno wynikać, czego dotyczy mail i jakie zadanie/prośba będzie się w nim zawierać.

2. Powitanie

Zanim przejdziemy do dalszej części wiadomości, rozpoczynamy od przywitania się. W zależności od tego, czy znamy adresata i jaki jest poziom naszej relacji, powitanie będzie wyglądać inaczej w wersji formalnej i nieformalnej.

Powitanie – e-mail nieformalny

• Hi / Hello [Jack]! – Cześć, Jack!
• Dear Jack – Drogi Jack
• Jack

Powitanie – e-mail formalny

• Dear Sir / Dear Madam – Drogi Panie / Droga Pani – nie znamy nazwiska
• Dear Sir or Madam, – Szanowni Państwo – nie znamy nazwiska ani płci
• To Whom It May Concern – Do Wszystkich Zainteresowanych – nie mamy żadnych danych o adresacie
• Dear Mr Kowalski – Szanowny Panie Kowalski – pierwsze rozmowy z nowo poznaną osobą

3. Wstęp

Tak jak w listach, e-mail po angielsku powinien zacząć się od wstępu, w którym nawiązujemy kontakt z adresatem – pytamy o zdrowie, samopoczucie. To element biznesowej etykiety.

Wstęp – e-mail nieformalny

• How are you? – Jak się masz?
• How are things? – Co słychać?
• I hope you are doing well – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku
• It was great to hear from you – Miło było Cię usłyszeć/przeczytać wiadomość od Ciebie

Wstęp – e-mail formalny

• In reply to your e-mail – W odpowiedzi na maila
• Regarding your request – W związku z Pana/Pani prośbą
• As requested I am sending you the following documents – Zgodnie z prośbą przesyłam następujące dokumenty

4. Rozwinięcie

W tym miejscu przechodzimy do sedna – celu wiadomości. Staramy się pisać przejrzyście i konkretnie, bez zbędnego i przydługiego wstępu. Jeśli zanudzimy adresata na początku, może nie dotrwać do naszej prośby.

Rozwinięcie – e-mail nieformalny

• Can you tell me more about – Czy możesz powiedzieć mi więcej o
• I wanted to ask you for something – Chciał(a)bym Cię o coś prosić
• Could you please – Czy mógłbyś/mogłabyś, proszę

Rozwinięcie – e-mail formalny

• Would you be so kind – Czy był(a)byś tak miła/miła
• Please find the attached file – Przesyłam plik w załączeniu
• I would like to draw your attention to – Chciał(a)bym zwrócić Pańską uwagę na

5. Zakończenie

W tym miejscu umieszczamy zdanie końcowe. Dziękujemy za pomoc, czekamy na dalsze wieści i życzymy miłego dnia/weekendu/urlopu.

Zakończenie – e-mail nieformalny

• Take care – Trzymaj się
• Z góry dzięki za pomoc – Thanks in advance for your help
• Have a nice day – Miłego dnia

Zakończenie – e-mail formalny

• I look forward to hearing from you – Czekam na Pana/Pani odpowiedź

• Should you have any questions, don’t hesitate to contact me – Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę o kontakt
• Please reply at your earliest convenience – Proszę o jak najszybszą odpowiedź

6. Pozdrowienie

Na koniec pozdrawiamy adresata. W zależności od rodzaju wiadomości, pozdrowienia będą brzmieć inaczej dla formalnego i nieformalnego maila.

Pozdrowienie e-mail nieformalny

• Love – Uściski
• All the best – Wszystkiego dobrego
• Cheers – Pozdrowienia

Pozdrowienie e-mail formalny

• Respectfully yours – Z wyrazami szacunku
• Best regards – Pozdrawiam serdecznie
• Yours sincerely – Z poważaniem

7. Podpis

Podpisujemy się imieniem, jeśli znamy adresata lub pełnym imieniem i nazwiskiem, gdy odbiorca wiadomości nas nie zna. W przypadku oficjalnej wymiany maili warto dodawać także zajmowane stanowisko.

E-mail po angielsku nieformalny – przykład

Jak już wspominaliśmy, nieformalny mail dotyczy osoby, z którą posiadamy już jakąś relację.

Przykładowy nieformalny mail do kuzyna (nazwijmy go Adam) z Anglii (Redditch), którego chcemy prosić o pomoc w zorganizowaniu nam noclegu na przyjazd z okazji urodzin cioci Barbary. Podzielimy od razu wiadomość według struktury.

E-mail po angielsku formalny – przykład

Mail formalny ma podobną strukturę, tym razem jednak zwracamy się z oficjalną prośbą do pracownika (John Wick) z zagranicznego oddziału o zorganizowanie noclegu na nasz przyjazd (wizyta z przedstawicielem innego departamentu – Barbarą Vicks – w związku z rozpoczęciem nowego projektu).

W mailach formalnych nie posługujemy się językiem potocznym, slangiem. Nie używamy też skrótów. Zachowujemy elegancki ton wypowiedzi i stosujemy określone zwroty grzecznościowe.

Jak nie pisać maila po angielsku? Tych błędów się wystrzegaj

Największym możliwym błędem przy pisaniu maila po angielsku jest mieszanie form – gdy raz zdecydujemy się na ton formalny, pozostańmy przy nim już do końca.

I najważniejsze – pisz konkretnie. Rozwodzenie się nad problemem sprawi, że Twoja wiadomość szybko wyląduje w koszu lub zostanie oznaczona jako przeczytana, ale odpowiedź nie nadejdzie.