Formatowanie tekstu – 9 najważniejszych zasad

Co to jest formatowanie tekstu?

Obejmuje to m.in. dobór odpowiednich czcionek, stosowanie nagłówków, wypunktowań, dodawanie pogrubienia, podkreślenia lub kursywy.

Dzięki formatowaniu tekst zyskuje na atrakcyjności i ułatwia czytelnikowi szybkie znalezienie najważniejszych informacji.

Zasady formatowania tekstu w MS Word

Oto wskazówki, które pomogą Ci odpowiednio sformatować tekst.

Czcionka

Zadbaj o to, aby czcionka w całym dokumencie była jednakowa. Najlepiej stosować czcionki bezszeryfowe, a więc pozbawione ozdobników w postaci szeryfów, gdyż są najbardziej czytelne na ekranie komputera i nie męczą wzroku.

Najpopularniejsze czcionki tego typu to:

• Helvetica;
• Verdana;
• Calibri.

W przypadku materiałów drukowanych polecamy jednak stosowanie czcionek szeryfowych, jak np. Times New Roman.

Jeżeli chodzi o rozmiar, dobrze trzymać się wielkości 11-12 punktów, pamiętając jednocześnie o tym, by w tytule i nagłówkach zastosować nieco większą czcionkę.

Nagłówki

Pozwalają na uporządkowanie treści i wskazanie czytelnikowi, czego dotyczą poszczególne fragmenty tekstu. Nagłówek 1 (w skrócie H1, od angielskiego heading) stosuje się w tytułach, nagłówek 2 w nazwach kolejnych tematów zawartych w artykule, a nagłówek 3 w podtytułach itd.

Ustawienia nagłówków odnajdziesz na karcie „Narzędzia główne” w sekcji „Style”.

Akapity

Akapit to krótka część tekstu, która przedstawia jedną myśl lub zagadnienie. Estetyczny układ i jasny podział na poszczególne wątki pomagają czytelnikowi łatwiej odnaleźć najważniejsze informacje, bez konieczności analizowania długich bloków tekstu. Aby przejść do nowego akapitu, wystarczy kliknąć „Enter”.

Punktory i listy

Wypunktowania i listy pomagają uporządkować informacje, czyniąc treść bardziej czytelną i przystępną. Listy numerowane sprawdzają się, gdy kolejność ma znaczenie, a wypunktowania – gdy chcesz zaprezentować kilka równorzędnych elementów.

Wyróżnienia

Wyróżnienia, takie jak pogrubienia, podkreślenia, kursywa czy zmiana koloru tekstu, służą do podkreślenia najważniejszych informacji i przyciągnięcia uwagi czytelnika. Pogrubienia i podkreślenia pozwalają na zaznaczanie kluczowych fragmentów, kursywa może wskazywać na cytaty lub tytuły, a kolory mogą np. informować o zmianach w tekście.

Wyrównanie i wyjustowanie

Wyrównanie do lewej jest najczęściej stosowane i zapewnia jednolitą strukturę tekstu, co ułatwia czytanie. Z kolei wyrównanie obu krawędzi, zwane justowaniem, tworzy równe marginesy po obu stronach, co nadaje tekstowi elegancki wygląd, ale może czasami prowadzić do nierówności w rozkładzie wyrazów.

Wybór odpowiedniego wyrównania zależy od charakteru dokumentu i efektu, jaki chcesz osiągnąć, np. na stronach internetowych najczęściej stosuje się wyrównanie do lewej, ale w książkach – justowanie.

Odwołania

Czasami do tekstu dodaje się przypisy, np. w celu wyjaśnienia jakiegoś pojęcia lub zaznaczenia źródła cytatu. Przypis może być dolny (na dole strony, na której znajduje się przypis) lub końcowy (na końcu całego dokumentu). Znajdziesz je na karcie „Odwołania”.

Hiperłącza

Jeśli umieszczasz w dokumencie hiperłącza, czyli odnośniki, upewnij się, że działają poprawnie i prezentują się profesjonalnie. Sprawdź, czy adresy URL są możliwe do otworzenia i wszelkie odnośniki są odpowiednio sformatowane zgodnie z wytycznymi. Hiperłącza dodasz na karcie „Wstaw”.

Tabele i kolumny

W przypadku dokumentów zawierających tabele lub kolumny upewnij się, że układ jest czytelny i atrakcyjny wizualnie. Używaj stylów tabel i dostosowuj szerokość kolumn według potrzeb. Tabele znajdziesz na karcie „Wstaw”, a kolumny na karcie „Układ”.

Co daje formatowanie tekstu? Przykład

Tekst bez odpowiedniego formatowania wygląda tak:

Mimo że tekst ma właściwą strukturę (z tytułem, nagłówkami i akapitami), jego treść wydaje się monotonna i mało angażująca. Nagłówki zlewają się z resztą tekstu, brakuje wyróżnień takich jak wypunktowania i pogrubienia, a czcionki są jednolite.

W sformatowanej wersji ten sam tekst wygląda następująco:

Formatowanie tekstu a oszczędność czasu

MS Word oferuje także szereg funkcji, które ułatwiają pracę w dokumentach i pozwalają zaoszczędzić czas. Poniżej znajdziesz te najważniejsze.

Skróty klawiszowe w programie Word

Poznaj powszechnie używane skróty do takich czynności jak kopiowanie, wklejanie, pogrubianie czy dodawanie kursywy.

Własne szablony w Wordzie

Zapisywanie własnych szablonów dokumentów w Wordzie może znacznie przyspieszyć tworzenie profesjonalnych dokumentów o określonym układzie i formatowaniu.

Tworzenie szablonów w programie Microsoft Word jest stosunkowo proste. Oto krótka instrukcja:

Uruchom program Microsoft Word na swoim komputerze.

1. Stwórz nowy dokument – rozpocznij od utworzenia nowego dokumentu, który będzie bazą dla Twojego szablonu.
2. Dostosuj formatowanie – zmień ustawienia adekwatnie do swoich potrzeb. Obejmuje to rodzaj i rozmiar czcionki, wyjustowanie tekstu, odstępy między akapitami, nagłówki, stopki, kolory i wszystkie inne elementy, które mają stanowić część Twojego szablonu.
3. Dodaj elementy stałe – jeśli w Twoim tłumaczeniu używasz elementów stałych, takich jak logo firmy czy stopka z danymi kontaktowymi, dodaj je do dokumentu.
4. Zapisz dokument jako szablon – kliknij „Plik” w górnym lewym rogu, a następnie wybierz „Zapisz jako”. W miejscu, gdzie wybierasz lokalizację zapisu, znajdź opcję „Typ” lub „Format” i wybierz „Szablon Word (*.dotx)”. Następnie nadaj swojemu szablonowi odpowiednią nazwę i kliknij „Zapisz”.
5. Korzystaj z szablonu – teraz możesz używać szablonu do tworzenia nowych dokumentów. Po prostu otwórz Word, wybierz „Plik” > „Nowy” i wybierz swój szablon z sekcji „Osobiste”. Możesz go dowolnie modyfikować, dodawać treść i zapisywać jako nowy dokument, zachowując jednocześnie formatowanie i elementy stałe.

Funkcje „Style”

Wykorzystaj funkcje „Style” w programie Word, które pozwalają poprzez jedno kliknięcie zmienić formatowanie tekstu. Styl może obejmować czcionkę, rozmiar, wyrównanie, a także odstępy między akapitami. Odnajdziesz je na karcie „Narzędzia główne”.